Tema 7. Estrategias para Implementar Nuevas Tecnologías de Información y Telecomunicación (TIT) en las Empresas.

Estudio Realizado: 
Banco Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita

1. Indique 3 de los posibles errores, que usted considere más importante a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

• La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización. Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso. Ya que tenemos que recordar que las TIT solo son una herramienta para facilitar el trabajo en una organización.
• Como en cualquier negocio, no se puede medir el éxito por los resultados y beneficios a corto plazo. Si la inversión se realiza esperando recuperarla en lapsos breves, lo más recomendable es que desista de la idea o que la decisión se postergue. Ya que las inversiones que hacemos en las TIT son beneficiosas pero se ven a largo plazo.
• Las nuevas tecnologías no sustituyen ni los objetivos, metas, misión, visión que se desea alcanzar con la empresa.

En la medida en que el empresario dispone de mayor información y conocimiento, aumentan sus posibilidades de éxito. Éstos son errores comunes que es preciso evitar a toda costa. Convertirlos en referencia permanente va a impedir que se incurra en ellos.

2.  Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.

Existen tres ventajas que facilitan la instalación de las TIT en una empresa. Estas son:

• Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
• Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
• Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

3. Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.

A) Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
B) Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
C) Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
D) Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de auto diagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
E) Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.

4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

FASE I: Encuesta #1. Superando Barreras

Con esta encuesta podemos conocer las áreas de la empresa donde existe o hay fallas en cuanto a las TIT, ya que es muy importante tener una información clara y precisa para realizar el trabajo adecuado. En las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita, se obtuvo un buen resultado ya que la mayoría de las respuestas fueron positivas.

FASE II: Encuesta #2a. La decisión, sentido y alcance de instalar Internet. 

Cuando las empresas deciden instalar las TIT, deben tener propósitos específicos con metas y objetivos concretos. Esta fase depende de la necesidad de la empresa en cuanto a para qué requiere las TIT, ya que muchos la utilizan para manejos de software y sistemas administrativos, otras para establecer mejores relaciones con proveedores y otras lo hacen para promover estrategias de mercado y desarrollar el comercio electrónico.

En las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita obtuvimos resultados positivos también ya que la mayoría de las respuestas fueron "si", aunque la otra gran parte dijo que "poco".

FASE III: Encuesta #2b. Caracterización de la situación actual de la empresa.

La decisión de instalar las TIT en la empresa depende del nivel en el que se encuentre la empresa. Según las encuestas realizadas al Bicentenario Banco universal Sucursal La Azulita esta empresa se encuentra en el nivel D, ya que todas las respuestas fueron afirmativas y quiere decir que la empresa aprovecha al máximo las posibilidades y utiliza programas específicos.

FASE IV: Encuesta #3. Desarrollo de Proveedores.

Cubierta las fases anteriores es necesario evaluar el alcance del uso del Internet en todas las áreas de la empresa. En el Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita la mayoría de los encuestados respondieron que utilizan mucho el internet y sobre todo para la atención de los clientes pero otra parte lo usa poco. Y en las últimas dos preguntas no respondieron debido a que las actividades de compras y facturación no se realizan en esta empresa.

FASE IV: Encuesta #4a. Clientes, publicidad y mercadeo.

Es el cliente quien proporciona sentido a cualquier empresa, por este motivo es importante la satisfacción de sus necesidades. Es por ellos que es aquí donde las TIT son importantísimas y dan valor a la empresa pero contando con un personal capacitado que maneje dicha tecnología y tengan conocimiento de las fases previas a la instalación.  

En las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita las respuestas no fueron tan positivas ya que la mayoría arrojo un resultado de "poco" y obtuvimos un empate entre "mucho “y "nada". Esto quiere decir que debemos enfocarnos más en cuanto al manejo del internet para hacer más publicidad y mercadeo a dicha empresa y obtener más clientes.

FASE IV: Encuesta #4b. Talento Humano

El activo más importante de cualquier organización es el talento humano, y en este caso será el quien obtendrá información a través del uso de las TIT, la cual procesaran y analizaran para la toma de decisiones. Y es por ello que es de gran importancia la capacitación continua y actualización del personal de la empresa.

Las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita arrojaron que la mayoría del personal están capacitados y actualizados más no la totalidad, quienes arrojan un pequeño porcentaje de "poco “y "nada.

FASE IV: Encuesta #5a. Administración y gestión de empresa

Grandes empresas desarrolladoras de software han puesto mayor atención en la administración y gestión de las empresas. La gama de posibilidades que ofrecen es muy amplia: Desde los complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente software específico para las PyME.  Las empresas que disponen de nuevas tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet. Para las que están conectadas la gama de aplicaciones se amplía de un modo extraordinario: Pueden acceder a diversas variedades de software, transmitir datos y realizar actividades administrativas en línea.

Los resultados que arrojaron las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal sucursal la Azulita fueron en su mayoría positivos y un pequeño porcentaje dijo que "poco". La mayoría posee suficiente información del uso y manejo del Internet dentro de las actividades que tienen que realizar.

FASE IV: Encuesta #5b. Información

Es de vital importancia la información para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio. Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más.

La mayoría de las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita fueron "poco" en cuanto al mercadeo y clientes que maneja dicha empresa.

FASE IV: Encuesta #5c. Seguridad

En los empresarios existe mucha inseguridad y desconfianza en cuanto al Internet y esto explica la desconexión de algunas empresas. Existen muchos factores negativos en cuanto a robo de información, clonaciones, amenazas de programas, entre otros.

Las encuestas realizadas arrojaron que la seguridad que tiene l Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita es muy alta y solo una pequeña parte se considera insegura.

FASE IV: Encuesta #6a. Cooperación y asociatividad de redes empresariales

Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa. La conexión de todos los equipos permite compartir información y equipos. Tal como lo vimos en temas anteriores las creaciones de redes en las empresas propicia:

 CompartirØ           información.

 Compartir recursos como datos yØ           aplicaciones.

 Compartir equiposØ           periféricos.

     La segunda dimensión de las redes empresariales se refiere a la creación de enlaces entre empresas. Para las Pymes, es fundamental desarrollar mecanismos de cooperación con otras empresas a objeto de poder competir y tener éxito en un mercado cada vez más cambiante e impredecible.

En otro orden de ideas, la asociatividad de las empresas con la ayuda de Internet, pueden ser la respuesta para superar el problema del volumen de producción; lo cual muestra que la asociación con otras empresas se transforma en un medio y una necesidad. La agregación de capacidades entre empresas de un mismo ramo facilita la producción de los volúmenes necesarios para dar respuesta a los requerimientos del mercado. Por esta vía podrían crearse consorcios empresariales cuyo propósito central es la penetración de otros mercados. Obviamente, la creación de consorcios resulta útil para la adquisición de insumos, formación de recursos humanos y programas de asistencia técnica.

El Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita posee casi un 50% de cooperación y asociatividad con otras empresas.

FASE IV: Encuesta #6b. Empresas proveedoras de nuevas tecnologías

Las empresas proveedoras de nuevas tecnologías están dispuestas a apoyar el proceso de expansión e inclusión de nuevas tecnologías a Internet.

Se refleja un porcentaje altamente positivo en las encuestas realizadas al Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita en cuanto al contacto con empresas proveedoras de nuevas tecnologías.

FASE IV: Encuesta #6c. Gobierno electrónico y negocios

De manera creciente, las administraciones públicas en todo el mundo se sirven de las TIT para alcanzar diversos objetivos y producir distintos tipos de transacciones en línea. Los diferentes niveles de la administración pública utilizan Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades está orientada a acercar la administración pública al ciudadano: iniciativas y programas, pago de impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, entre otras.

Otro de los propósitos es el de la transformación de los procesos organizativos de los organismos públicos con el objeto de aumentar la eficiencia y reducir los costos; lo anterior incluye la creación de mecanismos interactivos, como el de los portales, para que la sociedad pueda realizar los trámites; y las posibilidades de que los mecanismos de compra del Estado sean, en principio, mas democráticos y transparentes.

Siendo el Bicentenario Banco Universal Sucursal La Azulita una empresa pública del gobierno, la mayoría de sus encuestados resaltaron que no poseen información sobre las compras del estado, proyectos, inversiones, pagos de impuestos, entre otras.

5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).

Nivel A: Sin Infraestructura y desconectada. Que no posee las herramientas necesarias ni para la implementación ni para el uso de las mismas.

Nivel B: Con infraestructura pero desconectada. Posee la estructura pero no la aprovecha.

Nivel C: Dispone de infraestructura, está conectada y trabaja con programas básicos y generales. No aprovecha al máximo las herramientas que ofrecen las TIT para generar mayor productividad dentro de la empresa.

Nivel D: Aprovecha las posibilidades y utiliza programas específicos. Utiliza al máximo y a su favor las herramientas de las TIT.

6. Conclusiones del tema.

Actualmente las empresas se ven en la necesidad de actualizarse y aliarse a  las nuevas tecnologías que prometen convertirse en herramientas fundamentales para alcanzar el éxito en las organizaciones, ya que estas nos ayudan a analizar, sistematizar y acelerar los procesos que tendrán que ver con la toma de decisiones dentro de la organización.

Este tema es de gran importancia porque nos da conocimientos y nos enseña sobre cómo debemos implementar las nuevas tecnologías a nuestras organizaciones, explicándonos cada fase para lograrlo.